Billing

Einrichtung Briefpapier Gutschriften

Rechnungsrelevante Daten anlegen

Abrechnungszyklus bearbeiten

Über das Lupensymbol auf der rechten Seite können Abrechnungszyklen bearbeitet und hinzugefügt werden.

Es öffnet sich eine Tabelle, in welcher bestehende Abrechnungszyklen bearbeitet werden und über den Button rechts gespeichert werden können. In der oberen Zeile kann ein neuer Eintrag befüllt und über das Plus hinzugefügt werden.

Nach dem Speichern sind die aktualisierten und neuen Abrechnungszyklen auch für die nächste Abrechnung verfügbar.

Provisionsauszahlung mit Hilfe von Gutschriften

Die easy Marketing GmbH bietet über ihre easy.AFFILIATE Software zwei verschiedene Prozesse an, um Provisionen auszuschütten.

Im Folgenden werden die Eckdaten zu den Billingprozessen beschrieben. Individuelle Anpassungen dieser Prozesse sind rechtlich, buchhalterisch und prozessual zu überprüfen. Wenden Sie sich bei Fragen bitte immer vorab an unseren Support (support@easy-m.de)

Ziel

Affiliate Publisher erhalten i.d. Regel für erfolgreich vermittelte und bestätigte Transaktionen eine Provision, die im jeweiligen Partnerprogramm der Software ermittelt wird. Transaktionen können Online Verkäufe (Sales), Registrierungen, Downloads oder App-Installationen (Leads), Klicks auf Werbebanner (Clicks) oder Betrachtungen von Werbemitteln (Views) sein. Auch Werbekostenzuschüsse oder Sonderprovisionen können als Provision im System hinterlegt und den Publishern zugeordnet werden.

Die Ausschüttung der Provision erfolgt i.d. Regel per SEPA Überweisung auf das vom Publisher hinterlegte Bankkonto. Die Überweisungen an mehrere Affiliate Publisher erfolgen dabei en Block monatlich nachträglich auf alle im Vormonat bestätigten Transaktionen.

Bedingungen

  1. Transaktionen müssen vom verantwortlichen Affiliate Account Manager bestätigt worden sein, damit die dazugehörige Provision an den Publisher ausgezahlt wird. Der Bestätigungszeitpunkt entspricht dabei i.d. Regel dem buchhalterischen Leistungszeitpunkt.

  2. Der Affiliate Publisher muss alle notwendigen Informationen hinterlegt haben. Hierzu gehören:

  1. Der Mindest-Überweisungsbetrag des jeweiligen Affiliate Publishers muss erreicht, bzw. überschritten sein. Im Standard wird dieser mit 25€ definiert. Er lässt sich jedoch vom Account Manager und vom Publisher anpassen. Wird der Mindest-Überweisungsbetrag nicht erreicht, so wird das Guthaben vorgehalten bis der Mindestbetrag erreicht wird.

  2. Mit SetUp des Gesamtsystems wird im Backend eine Gutschriften-Vorlage hinterlegt, aus dieser dann automatisch bei jedem Lauf die Einzelgutschriften erzeugt werden. Eckdaten dieser Vorlage, wie z.B. Debitor oder individuelle Informationen müssen vorab geklärt und definiert werden.

Prozess 1

Advertiser oder Netzwerkbetreiber schütten Provision selbständig aus

Filter:

Über Mandant kann bei mehreren Software-Instanzen das jeweilige Netzwerk ausgewählt werden.

Von und Bis definieren den Zeitraum, für den Transaktionen berücksichtigt werden sollen, die bestätigt wurden.

Abrechnungszyklus ist der buchhalterische Leistungszeitraum.

Über Advertiser können Partnerprogramme oder Kampagnen ausgewählt werden, die in dem Gutschriftenlauf berücksichtigt werden sollen.

Über Publisher und Projekte können Publisher ausgewählt werden, die in dem Gutschriftenlauf berücksichtigt werden sollen.

Über Benachrichtigung versenden werden die Publisher optional über den Gutschriftenlauf informiert. Dies geschieht über den vom Publisher definierten Prozess per E-Mail oder Inbox Notification.

Auszahlungs-Vorschau

Je nach Filterung werden über die Vorschau die Eckdaten des Gutschriftenlaufs angezeigt.

Advertiser die abgerechnet werden

Neben den allgemeinen Kampagneninformationen werden folgende Daten angezeigt:

Publisher in dieser Auszahlung

Neben den allgemeinen Publisherinformationen werden folgende Daten angezeigt:

Auszahlung durchführen

Mit Ausführung der Gutschrift werden alle darin enthaltenen Transaktionen auf den Status “ausgezahlt” gesetzt.

Folgende Details zum Gutschriftenlauf werden angezeigt:

Außerdem werden folgende Dateien generiert

Details zum Gutschriftenlauf können jederzeit über den Menüpunkt Publisher => Publisher Abrechnung eingesehen werden.

Optionen

Prozess 2

Optional kann die easy Marketing GmbH den Gutschriftenlauf im Auftrag des Advertisers oder des Netzwerkbetreibers durchführen.

Hierbei führt ein Mitarbeiter der easy Marketing GmbH den oben beschriebenen Prozess aus. Bitte beachten Sie die optional ergänzende Vertragsvereinbarung “Billingprozess”. Diese Leistung wird separat angeboten.

Nach Generierung der Gutschriften erhält der Advertiser oder Netzwerkbetreiber eine Sammelrechnung von easy Marketing (Billingprozess-Demorechung-2020-1.pdf). Der Betrag entspricht der Summe der Publisherprovisionen im Gutschriftenlauf.

Nach Zahlungseingang auf dem dafür vorgesehenen Unterkonto der easy Marketing GmbH überweist diese die Einzelbeträge auf die Konten der Publisher.

Beispieldaten

  1. Automatisch generierte Publishergutschriften als vollständige Einzeldokumente:

media.easy-m.de/docs/Billing/1-invoice_publisher_1253.zip

  1. Automatisch generierte Publishergutschriften, nur 1. Seiten in einem PDF:

media.easy-m.de/docs/Billing/2-invoice_publisher_firstpage_1253.pdf

  1. SEPA Datei zum Import in die Banksoftware:

media.easy-m.de/docs/Billing/3-sepa_data_1253.xml

  1. Beispielrechnung für Prozess 2:

media.easy-m.de/docs/Billing/4-DEMO-KA-2020-1.pdf

  1. Vertragsvereinbarung Billing bei Übernahme des Billingprozesses durch die easy Marketing:

media.easy-m.de/docs/Billing/5-Anlage_6_Billingvereinbarung_02.01.2020.pdf

Bitte beachten Sie, dass die Werte in den Beispieldokumenten und Screenshots nur Demodaten sind und nicht mit anderen Dokumenten übereinstimmen.

Voraussetzungen zur Auszahlung

Ein Publisher wird nur ausgezahlt, wenn alle Voraussetzungen unten erfüllt sind. Fehlt etwas, nimmt der Auszahlungslauf den Publisher nicht mit. Seine Provision bleibt erhalten und wird beim nächsten Lauf ausgezahlt, sobald alles vollständig ist.

In der Publisherliste ist ein Publisher mit gesperrter Auszahlung mit einem Ausrufezeichen markiert. Fahren Sie mit der Maus darüber, sehen Sie den Grund. Alle betroffenen Publisher finden Sie unter Abrechnung → Unvollständige Publisher. Der Publisher selbst sieht den Grund in seinem Dashboard im Bereich „Auszahlungen“.

Die Voraussetzungen

Voraussetzung Wo gepflegt Grund, wenn sie fehlt
Transaktionen sind bestätigt Transaktionsverwaltung bzw. Sales-Abgleich Ohne bestätigte Transaktionen gibt es nichts auszuzahlen.
Auszahlungsdaten sind bestätigt Publisher: Account → Billing Auszahlungsdaten nicht bestätigt bzw. Bestätigungsdokument fehlt
Auszahlungsart ist gewählt Publisher: Account → Billing Keine Auszahlungsart gewählt
Kontodaten sind vollständig (IBAN, PayPal-Adresse oder Wallet) Publisher: Account → Billing Kontodaten fehlen
Unternehmer: Steuernummer oder USt-ID ist eingetragen Publisher: Account → Billing Steuernummer oder USt-ID fehlt
Auszahlung ist beim Publisher nicht ausgeschaltet Admin: Publisher bearbeiten → Auszahlungsdaten Auszahlung für diesen Publisher ausgeschaltet
Offene Provision erreicht das Auszahlungslimit Publisher oder Admin, Standard 25 € Offene Provision unter dem Auszahlungslimit (keine Sperre, die Provision wird gesammelt)

Bestätigung der Auszahlungsdaten

Je nach Einrichtung Ihres Systems bestätigt der Publisher seine Daten auf einem von zwei Wegen.

Mit Haken (Standard für neue Systeme). Der Publisher setzt unter Account → Billing den Haken „Hiermit bestätige ich, dass die obigen Angaben korrekt sind, und stimme der Abrechnung per Gutschrift zu“. Damit ist die Auszahlung sofort freigegeben. Gespeichert werden Zeitpunkt, IP-Adresse und der Text, dem der Publisher zugestimmt hat. Eine USt-ID wird beim Speichern über die EU-Prüfung (VIES) kontrolliert. Eine ungültige USt-ID lässt sich nicht speichern.

Mit unterschriebenem Dokument. Der Publisher lädt das unterschriebene Bestätigungsdokument als PDF unter Account → Billing hoch. Danach setzen Sie beim Publisher unter Auszahlungsdaten den Haken „Auszahlung bestätigt“.

Welcher Weg gilt, legen Sie unter Systemsteuerung → Globale Einstellungen → Abrechnung → Bestätigung der Auszahlungsdaten fest.

Warum eine Bestätigung nötig ist

Publisher werden per Gutschrift ausgezahlt. Eine Gutschrift gilt nur dann als Rechnung, wenn das Gutschriftverfahren vorher vereinbart wurde (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Eine bestimmte Form, etwa eine Unterschrift, ist dafür nicht vorgeschrieben. Die Bestätigung im Publisherbereich ist diese Vereinbarung. Gleichzeitig bestätigt der Publisher seine Steuerdaten. Davon hängt ab, ob auf der Gutschrift Umsatzsteuer ausgewiesen wird, zum Beispiel nicht bei Kleinunternehmern.

Typische Fälle

Mehr zum Ablauf der Auszahlung: Provisionsauszahlung mit Hilfe von Gutschriften